Menguasai Ilmu Manajemen Proyek Sebagai Bekal Sukses Di Dunia Kerja

Fenomena Dunia Kerja

Khusus bagi mereka yang meniti karir di bidang informatika atau teknologi informasi, ada sebuah fenomena menarik yang terjadi di dunia kerja. Terlepas dari apakah yang bersangkutan berkarir sebagai profesional, karyawan, wiraswastawan, atau apa pun juga, sangat kental terlihat bahwa ragam proses yang terkait dengan perencanaan, pengembangan, dan penerapan teknologi informasi dilakukan melalui aktivitas berbasis proyek. Berbeda dengan sebuah pekerjaan rutin, aktivitas berorientasi proyek ini sangat jelas tanggal mulai dan akhirnya, sasaran atau target yang ingin dicapai, output atau keluaran yang diinginkan (baca: deliverables), pihak‐pihak yang terlibat dan bertanggung jawab, maupun besaran alokasi keuangan dan sumber daya lainnya. Hal ini berarti adalah bahwa seorang individu yang ingin sukses menata karir di bidang teknologi informasi, harus memiliki kompetensi khusus di bidang Manajemen Proyek Teknologi Informasi.

Jenis‐Jenis Proyek Teknologi Informasi

Secara tipe dan karakteristik pekerjaannya, terdapat ribuan jenis proyek teknologi informasi, mulai dari yang sangat sederhana seperti mendeGinisikan kebutuhan pengguna (baca: user requirements deGinition) hingga yang cukup kompleks seperti membangun piranti lunak aplikasi “enterprise resource planning”. Untuk menyederhanakannya, dapat dikategorikan menjadi beberapa tipe utama sebagai berikut :

Pertama adalah jenis proyek yang memiliki “deliverable” akhir berupa hasil kajian atau pemikiran yang direpresentasikan dalam bentuk dokumen. Dokumen yang dimaksud dapat berupa sebuah panduan, rancangan, hasil kajian, survei, dan lain sebagianya. Sebutlah proyek yang berada dalam domain ini seperti: penyusunan IT Master Plan, audit teknologi informasi, studi kelayakan pengembangan sistem, desain arsitektur infrastruktur jaringan, kajian efektivitas pemanfaatan sistem, analisa manajemen resiko, dan lain sebagainya.

Kedua adalah jenis proyek yang memiliki keluaran akhir atau produk berupa sebuah sistem yang siap pakai, dimana di dalamnya biasanya terdiri dari komponen utama piranti lunak (baca: software) dan/atau entitas pendukung piranti keras (baca: hardware). Contoh proyek yang berada dalam domain teritori ini adalah: pembuatan software aplikasi, pengembangan database terintegrasi, pengembangan atau “upgrading” versi piranti lunak, pengintegrasian sejumlah aplikasi yang berbeda, pembuatan sistem antarmuka (baca: interface), penerapan piranti lunak paket yang siap pakai, dan beraneka macam inisiatif lainnya. Ketiga adalah proyek yang bersifat jasa, dalam arti kata memiliki ruang lingkup berupa pengerjaan serangkaian aktivitas‐aktivitas tata kelola teknologi informasi. Yang dimaksud dengan pekerjaan ini misalnya adalah: penyelenggaraan “help desk”, pelaksanaan pelatihan‐pelatihan atau “training”, pemutakhiran data, pengelolaan “call center”, pemantauan efektivitas aplikasi, dan lain sebagainya.

Kompetensi Manajer Proyek

Statistik dunia memperlihatkan bahwa lebih dari 70% proyek teknologi informasi dinilai “gagal” memenuhi sasaran ruang lingkup dalam bentangan target waktu dan biaya yang direncanakan atau diharapkan. Oleh karena itu, jika ingin sukses menjadi seorang manajer proyek, paling tidak ada 9 (sembilan) ilmu yang harus dikuasai individu terkait, yaitu:

1. Manajemen Ruang Lingkup ‐ terkait dengan aktivitas mendeGinisikan keluaran atau hasil yang diinginkan dari penyelenggaraan sebuah proyek. Walau sekilas terlihat mudah, justru disinilah kerap terjadi kesalahpahaman atau kesalahtafsiran para pemangku kepentingan (baca: stakeholders) terhadap target atau sasaran dari pelaksanaan sebuah proyek. Aspek ini sangatlah  Krusial untuk diperhatikan mengingat “scope” dan “output” atau “outcome” yang dideGinisikan kelak akan menentukan telah selesai atau belumnya pengerjaan sebuah proyek. Disamping itu, dalam tahap ini seorang manajer proyek akan menentukan pula proses‐proses apa saja yang harus dilakukan agar target atau sasaran proyek dapat tercapai.
2. Manajemen Waktu ‐ terkait dengan aktivitas menentukan perkiraan durasi waktu yang harus dialokasikan untuk pengerjaan masing‐masing proses. Seorang manajer proyek yang baik akan mampu menentukan pula urut‐urutan pekerjaan yang harus dilakukan agar tercapai tingkat optimalisasi yang tinggi. Dalam pelaksanaan proyek, tata kelola waktu harus benar‐benar diperhatikan agar tidak terjadi keterlambatan yang merugikan banyak pihak.
3. Manajemen Biaya ‐ terkait dengan aktivitas mengalokasikan dan mengelola beraneka ragam jenis pengeluaran yang terjadi pada proyek, dimana secara garis besar terbagi menjadi dua, yaitu: (i) berbagai jenis pengeluaran untuk membeli barang atau entitas Gisik; dan (ii) beragam jenis pengeluaran untuk membayar sumber daya manusia (baca:worker)
4. Manajemen Kualitas ‐ terkait dengan aktivitas menjaga dan memonitor agar segala hal yang terkait dengan pengerjaan proyek dan segala hasilnya  benar‐benar memenuhi standar mutu yang diinginkan.
5. Manajemen Sumber Daya Manusia ‐ terkait dengan aktivitas mengadakan, mengatur, dan mengawasi kinerja sejumlah individu yang tergabung dalam tim proyek. Disamping itu, perlu dipetakan dan dikelola alokasi masing‐masing individu terhadap beraneka ragam proses yang harus dilaksanakan dalam sebuah proyek.
6. Manajemen Pengadaan ‐ terkait langsung dengan prosedur, mekanisme, dan standar pengadaan beraneka jenis sumber daya yang dibutuhkan oleh proyek. Jarang sekali ditemui proyek yang tidak membutuhkan sumber daya lain selain SDM.
7. Manajemen Komunikasi ‐ terkait dengan pilihan strategi dan pendekatan yang disepakati untuk diambil dalam proses menjalin koordinasi, kolaborasi, dan komunikasi antar anggota proyek.
8. Manajemen Resiko ‐ terkait dengan kemampuan menganalisa dan menentukan proGil resiko terhadap masing‐masing variabel proyek yang ada, sehingga hal‐hal yang tidak diinginkan untuk terjadi dapat dicegah sedini mungkin. Termasuk dalam domain ini adalah mempersiapkan organisasi terkait dalam menghadapi sejumlah “event” untuk tidak ikut hadir.
9. Manajemen Integrasi ‐ terkait dengan kemampuan melakukan penyeimbangan dan/atau penyelarasan terhadap ke‐8 komponen utama manajemen proyek. Salah satu cara untuk dapat menjadi manajer proyek yang handal adalah dengan mempersiapkan dan melengkapi kemampuan diri sendiri terlebih daulu melalui kursus Manajemen Proyek Teknologi Informasi. Panduan referensi standar internasional yang kerap dipergunakan adalah PMBOK (Project Management Body Of Knowledge). Jika individu yang bersangkutan telah menguasai, disarankan untuk segera mengikuti ujian sertiGikasinya, dimana bagi mereka yang berhasil akan secara langsung memperoleh tambahan gelar PMP (Project Management Professional) di belakang namanya sebagai bukti dimilikinya kemampuan terkait.

sumber : http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2011/01/menguasai-ilmu-manajemen-proyek-sebagai-bekal-sukses-di-dunia-kerja/

Menjadi Auditor

Sempat berfikir ingin menjadi seorang auditor (efek Kerja Praktek di bagian Direktorat Internal Audit). Alasannya, karena auditor itu keren, di mata saya. Karena pemikiran mereka yang luar biasa kritis, taktis, argumentatif, dan cerdas, dan gak lupa juga bisa keliling-keliling karena sering tugas ke luar kota. Hahahha maunya... :P

Tapi ini masih menjadi mimpi, karena saya masih perlu banyak belajar untuk bisa menjadi seorang Auditor. Semoga bisa jadi kenyataan. Intinya sih, jadi apa pun lah yang bikin diri ini nyaman dan jadi diri sendiri :)

Auditor Sistem Informasi, mari kita cari definisinya....

wikipedia.com bilang tentang AUDITOR

“Auditor adalah seseorang yang memiliki kualifikasi tertentu dalam melakukan audit atas laporan keuangan dan kegiatan suatu perusahaan atau organisasi “

Soal AUDITOR ini wikipedia.com memberikan penjelasan 

Jenis Auditor

Auditor dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu:

• Auditor Pemerintah adalah auditor yang bertugas melakukan audit atas keuangan pada instansi-instansi pemerintah. Di Indonesia, auditor pemerintah dapat dibagi menjadi dua yaitu:
  • Auditor Eksternal Pemerintah yang dilaksanakan oleh Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) sebagai perwujudan dari Pasal 23 ayat 5 Undang-undang Dasar 1945 yang berbunyi untuk memeriksa tanggung jawab tentang keuangan negara diadakan suatu Badan Pemeriksa Keuangan yang pengaturannya ditetapkan dengan undang-undang. Hasil Pemeriksaan itu diberitahukan kepada Dewan Perwakilan Rakyat. Badan Pemeriksa Keuangan merupakan badan yang tidak tunduk kepada pemerintah, sehingga diharapkan dapat bersikap independen.
  • Auditor Internal Pemerintah atau yang lebih dikenal sebagai Aparat Pengawasan Fungsional Pemerintah (APFP) yang dilaksanakan oleh Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP), Inspektorat Jenderal Departemen/LPND, dan Badan Pengawasan Daerah.

• Auditor Intern merupakan auditor yang bekerja pada suatu perusahaan dan oleh karenanya berstatus sebagai pegawai pada perusahaan tersebut. Tugas utamanya ditujukan untuk membantu manajemen perusahaan tempat dimana ia bekerja.

• Auditor Independen atau Akuntan Publik adalah melakukan fungsi pengauditan atas laporan keuangan yang diterbitkan oleh perusahaan. Pengauditan ini dilakukan pada perusahaan terbuka, yaitu perusahaan yang go public, perusahaan-perusahaan besar dan juga perusahaan kecil serta organisasi-organisasi yang tidak bertujuan mencari laba. Praktik akuntan publik harus dilakukan melalui suatu Kantor Akuntan Publik (KAP).

Namun, Arens & Loebbecke dalam bukunya Auditing Pendekatan Terpadu yang diadaptasi oleh Amir Abadi Jusuf, menambahkan satu lagi jenis auditor, yaitu:

• Auditor Pajak. Direktorat Jenderal Pajak (DJP) yang berada dibawah Departemen Keuangan Republik Indonesia, bertanggungjawab atas penerimaan negara dari sektor perpajakan dan penegakan hukum dalam pelaksanaan ketentuan perpajakan. Aparat pelaksanaan DJP dilapangan adalah Kantor Pelayanan Pajak (KPP) dan Kantor Pemeriksaan dan Penyidikan Pajak (Karikpa). Karikpa mempunyai auditor-auditor khusus. Tanggungjawab Karikpa adalah melakukan audit terhadap para wajib pajak tertentu untuk menilai apakah telah memenuhi ketentuan perundangan perpajakan.

Auditor Sistem Informasi 

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi maka berkembang pulalah suatu keahlian dalam profesi auditor, yaitu auditor sistem informasi. Hal ini didasari bahwa semakin banyak transaksi keuangan yang berjalan dalam sebuah sistem komputer. Maka dari itu perlu dibangun sebuah kontrol yang mengatur agar proses komputasi berjalan menjadi baik. Saat ini auditor sistem informasi umumnya digunakan pada perusahaan-perusahaan besar yang sebagian besar transaksi berjalan secara otomatis. Auditor sistem informasi dapat berlatar belakang IT atau akuntansi tentunya dengan kelebihan dan kekurangan masing-masing.

Sumber WIKIPEDIA.COM

Wah demikian lah... sepertinya gak mudah untuk mencapai seorang AUDITOR. Inilah mungkin letak kerennya seorang auditor... hahhaha :D

Sekian dulu artikel ke-10 ini... lain kali saya lanjutin lagi... :)

Audit Sistem Informasi

Audit merupakan sebuah kegiatan yang melakukan pemerikasaan untuk menilai dan mengevaluasi sebuah aktivitas atau objek seperti implementasi pengendalian internal pada sistem informasi akuntansi yang pekerjaannya ditentukan oleh manajemen atau proses fungsi akuntansi yang membutuhkan improvement. Proses auditing telah menjadi sangat rapi di Amerika Serikat, khususnya pada bidang profesional accounting association. Akan tetapi, baik profesi audit internal maupun eksternal harus secara terus menerus bekerja keras untuk meningkatkan dan memperluas teknik, karena profesi tersebut akan menjadi tidak mampu untuk mengatasi perkembangan dalam teknologi informasi dan adanya tuntutan yang semakin meningkat oleh para pemakai informasi akuntansi.

Meskipun berbagai macam tipe audit dilaksanakan, sebagian besar audit menekankan pada sistem informasi akuntansi dalam suatu organisasi dan pencatatan keuangan dan pelaksanaan operasi organisasi yang efektif dan efisien.

Secara garis besar perlunya pelaksanaan audit dalam sebuah perusahaan yang telah mempunyai keahlian dalam bidang teknologi informasi yaitu antara lain:

Kerugian akibat kehilangan data. Data yang diolah menjadi sebuah informasi, merupakan aset penting dalam organisasi bisnis saat ini. Banyak aktivitas operasi mengandalkan beberapa informasi yang penting. Informasi sebuah organisasi bisnis akan menjadi sebuah potret atau gambaran dari kondisi organisasi tersebut di masa lalu, kini dan masa mendatang. Jika informasi ini hilang akan berakibat cukup fatal bagi organisasi dalam menjalankan aktivitasnya.
Sebagai contoh adalah jika data nasabah sebuah bank hilang akibat rusak, maka informasi yang terkait akan hilang, misalkan siapa saja nasabah yang mempunyai tagihan pembayaran kredit yang telah jatuh tempo. Atau juga misalkan kapan bank harus mempersiapkan pembayaran simpanan deposito nasabah yang akan jatuh tempo beserta jumlahnya. Sehingga organisasi bisnis seperti bank akan benar-benar memperhatikan bagaimana menjaga keamanan datanya. Kehilangan data juga dapat terjadi karena tiadanya pengendalian yang memadai, seperti tidak adanya prosedur back-up file. Kehilangan data dapat disebabkan karena gangguan sistem operasi pemrosesan data, sabotase, atau gangguan karena alam seperti gempa bumi, kebakaran atau banjir.

Kerugian akibat kesalahan pemrosesan komputer. Pemrosesan komputer menjadi pusat perhatian utama dalam sebuah sistem informasi berbasis komputer. Banyak organisasi telah menggunakan komputer sebagai sarana untuk meningkatkan kualitas pekerjaan mereka. Mulai dari pekerjaan yang sederhana, seperti perhitungan bunga berbunga sampai penggunaan komputer sebagai bantuan dalam navigasi pesawat terbang atau peluru kendali. Dan banyak pula di antara organisasi tersebut sudah saling terhubung dan terintegrasi. Akan sangat mengkhawatirkan bila terjadi kesalahan dalam pemrosesan di dalam komputer. Kerugian mulai dari tidak dipercayainya perhitungan matematis sampai kepada ketergantungan kehidupan manusia.

Pengambilan keputusan yang salah akibat informasi yang salah. Kualitas sebuah keputusan sangat tergantung kepada kualitas informasi yang disajikan untuk pengambilan keputusan tersebut. Tingkat akurasi dan pentingnya sebuah data atau informasi tergantung kepada jenis keputusan yang akan diambil. Jika top manajer akan mengambil keputusan yang bersifat strategik, mungkin akan dapat ditoleransi berkaitan dengan sifat keputusan yang berjangka panjang. Tetapi kadangkala informasi yang menyesatkan akan berdampak kepada pengambilan keputusan yang menyesatkan pula.

Kerugian karena penyalahgunaan komputer (Computer Abused). Tema utama yang mendorong perkembangan dalam audit sistem informasi dalam sebuah organisasi bisnis adalah karena sering terjadinya kejahatan penyalahgunaan komputer. Beberapa jenis tindak kejahatan dan penyalah-gunaan komputer antara lain adalah virus, hacking, akses langsung yang tak legal (misalnya masuk ke ruang komputer tanpa ijin atau menggunakan sebuah terminal komputer dan dapat berakibat kerusakan fisik atau mengambil data atau program komputer tanpa ijin) dan atau penyalahgunaan akses untuk kepentingan pribadi (seseorang yang mempunyai kewenangan menggunakan komputer tetapi untuk tujuan-tujuan yang tidak semestinya).

• Hacking - seseorang yang dengan tanpa ijin mengakses sistem komputer sehingga dapat melihat, memodifikasi, atau menghapus program komputer atau data atau mengacaukan sistem.

• Virus - virus adalah sebuah program komputer yang menempelkan diri dan menjalankan sendiri sebuah program komputer atau sistem komputer di sebuah disket, data atau program yang bertujuan mengganggu atau merusak jalannya sebuah program atau data komputer yang ada di dalamnya. Virus dirancang dengan dua tujuan, yaitu pertama mereplikasi dirinya sendiri secara aktif dan kedua mengganggu atau merusak sistem operasi, program atau data.

Dampak dari kejahatan dan penyalahgunaan komputer tersebut antara lain:

• Hardware, software, data, fasilitas, dokumentasi dan pendukung lainnya rusak atau hilang dicuri atau dimodifikasi dan disalahgunakan.
• Kerahasiaan data atau informasi penting dari orang atau organisasi rusak atau hilang dicuri atau dimodifikasi.
• Aktivitas operasional rutin akan terganggu.
• Kejahatan dan penyalahgunaan komputer dari waktu ke waktu semakin meningkat, dan hampir 80% pelaku kejahatan komputer adalah orang dalam.

Nilai hardware, software dan personil sistem informasi. Dalam sebuah sistem informasi, hardware, software, data dan personil adalah merupakan sumberdaya organisasi. Beberapa organisasi bisnis mengeluarkan dana yang cukup besar untuk investasi dalam penyusunan sebuah sistem informasi, termasuk dalam pengembangan sumberdaya manusianya. Sehingga diperlukan sebuah pengendalian untuk menjaga investasi di bidang ini.

Pemeliharaan kerahasiaan informasi. Informasi di dalam sebuah organisasi bisnis sangat beragam, mulai data karyawan, pelanggan, transaksi dan lainya adalah amat riskan bila tidak dijaga dengan benar. Seseorang dapat saja memanfaatkan informasi untuk disalahgunakan. Sebagai contoh bila data pelanggan yang rahasia, dapat digunakan oleh pesaing untuk memperoleh manfaat dalam persaingan.

Komunikasi Efektif dalam Manajemen Proyek

Kesempatan kali ini saya ingin membahas  mengenai pentingnya komunikasi efektif dalam manajemen proyek. Karena berkali-kali sering ditemui dalam penilaian paska proyek, para anggota tim proyek menuliskan dalam daftar evaluasi agar komunikasi dapat diperbaiki. Komunikasi tidak hanya membuat semua orang mengetahui status kekinian proyek, tetapi juga memfasilitasi buy-in dan kepemilikan keputusan proyek dan penetapan milestone. Hal ini menegaskan bahwa setiap informasi yang menentukan keberhasilan proyek termasuk harapan, tujuan, kebutuhan, sumber daya, laporan status dan anggaran, dapat dikomunikasikan secara teratur pada semua stakeholder.

Ann Drinkwater (2005) menganalogikan komunikasi seperti aliran darah, memompakan oksigen ke seluruh tubuh untuk mempertahankan hidup. Komunikasi adalah nyawa dari proyek dan organisasi. Sama seperti jantung bekerja untuk mendistribusikan oksigen ke seluruh tubuh, manajer proyek terus menerus mengedarkan informasi proyek dari para pemangku kepentingan eksternal untuk dokumentasi rencana proyek, kepada stakeholders internal, dengan rencana proyek. Siklus arus komunikasi dan informasi adalah berulang dan berlanjut sepanjang hidup proyek.

Ketika informasi tidak terdistribusikan dengan baik, terjadi hambatan yang beresiko terhadap kelangsungan proyek itu. Proyek bisa terlambat, bahkan bisa juga gagal dan tak memenuhi ekspektasi semula. Dengan ini maka kredibilitas semua pihak yang terlibat dalam proyek tersebut berpotensi untuk dipertanyakan. Ketika kredibilitas terusik, akan sulit untuk memulihkannya kembali. Untuk itu diperlukan suatu metode yang efektif guna mencegah hal-hal itu terjadi. Dalam kaitannya dengan komunikasi, maka komunikasi yang efektiflah yang dibutuhkan.

Sebuah proyek penuh dengan masalah komunikasi menyebabkan penundaan, kesalahpahaman, frustrasi konflik di tempat kerja, dan tidak terciptanya kesesuaian dengan keinginan stakeholder. Oleh karena itu, menggunakan metode komunikasi yang efektif diperlukan untuk menjamin keberhasilan proyek. PMBOK mengkategorikan metode komunikasi efektif dalam tiga bagian, yaitu

Interactive Communication

Untuk komunikasi interaktif, semua pemangku kepentingan yang terlibat dalam komunikasi dapat merespon satu sama lain secara real-time. Beberapa contoh komunikasi interaktif mencakup pertemuan tatap muka, video conference, panggilan telepon, dan chatting messenger. Metode-metode komunikasi tersebut merupakan metode yang sering digunakan dalam proyek-proyek dan lebih efektif daripada metode komunikasi lainnya. Dalam komunikasi interaktif, tatap muka pertemuan yang paling efektif karena memungkinkan untuk melihat bahasa tubuh dan ekspresi wajah para pemangku kepentingan dalam berkomunikasi.

Push Communication

Push communication adalah salah satu metode komunikasi yang efektif di mana informasi didistribusikan tanpa umpan balik dari penerima. Misalnya, Anda perlu mengkomunikasikan perbaikan bug pada seorang pengembang perangkat lunak, namun orang tersebut telah meninggalkan tempat kerja dan tidak dapat dijangkau melalui telepon, maka Anda dapat memberitahukan informasi tersebut melalui email.

Pull Communication

Metode ini merupakan komunikasi terbaik untuk audiens dengan jumlah yang cukup banyak yang perlu mengakses informasi pada kebijaksanaan mereka. Dalam sebuah proyek besar, misalkan setelah melakukan pelatihan untuk sekumpulan pengembang perangkat lunak, untuk memungkinkan pengembang agar dapat mengakses materi pelatihan lagi, Anda mengunggah isi slide dan materi lain yang mendukung melalui intranet perusahaan. Demikian pula setelah proyek berakhir, Anda mungkin ingin menyediakan akses ke artefak proyek, seperti diagram pohon dan pengambilan keputusan yang dapat digunakan orang lain dalam organisasi untuk digunakan dalam proyek-proyek mereka.

Rencana komunikasi, seperti rencana proyek, merupakan bagian penting dari proyek tersebut. Namun, ketika memikirkan peran manajer proyek dalam perencanaan komunikasi, organisasi dan tim proyek terlalu sering berpikir hanya dari dokumen-dokumen yang menetapkan frekuensi, peran, tanggung jawab, penerima, dan saluran komunikasi yang akan terdispersi selama proyek. Dengan anggapan bahwa jika Anda tidak menggunakan panduan kata-kata tertulis dan garis besar disusun dalam fase awal proyek, Anda menetapkan diri dalam kerugian proyek. Meskipun perlu memahami siapa yang terlibat dalam proyek ini, namun hal yang sama pentingnya adalah untuk memahami informasi apa yang dibutuhkan dan tingkat di mana mereka harus menerimanya.

Hal yang harus diperhatikan dalam membuat rencana komunikasi antara lain rencana komunikasi harus terukur dan harus disusun berdasarkan skala dan kedalaman proyek, agar tidak terjebak untuk menyiapkan rencana komunikasi rumit untuk sebuah proyek langsung yang hanya melibatkan sekelompok kecil. Memahami kebutuhan stakeholder dan mengembangkan rencana yang tepat untuk mengkomunikasikan informasi status, keberhasilan, risiko, dan perubahan  merupakan hal yang sangat penting. Kata operatif saat membuat dokumen rencana adalah “tepat.”

Hal lain yang perlu diperhatikan adalah untuk tidak berkomunikasi secara berlebihan mengenai informasi yang tidak relevan, karena stakeholder dan tim proyek mungkin menjadi kewalahan dengan informasi dan mengabaikan informasi yang relevan di masa depan.

Pelayanan Prima Bukan Pelayanan Individual

Saat ini Universitas Brawijaya (UB) semakin menunjukan kiprahnya di tingkat nasional dan internasional. Ini terbukti dengan didapatkannya rekomendasi ISO 9001:2008 dari Lloyd's Register Quality Assurance (LRQA)  dan masuk nominasi Piala Citra Pelayanan 2012. Sehingga UB mempunyai tanggung jawab besar dalam mempertahankan kualitas dengan memberikan pelayanan yang lebih baik untuk memuaskan pelanggan. Demikian disampaikan Ketua Lembaga Pengkajian dan Pengembangan Pendidikan (LP3) UB Prof. Dr. Agus Suman DEA, dalam kegiatan Pelatihan Pelayanan Prima bagi pejabat struktural Kepala Biro, Kepala Bagian, dan Kepala Sub Bagian di lingkungan UB, Senin-Selasa (5-6/12) di UB Hotel. Lebih lanjut Agus menyampaikan kegiatan pelayanan prima perlu menjadi bagian keseharian dengan memenuhi standar prima dan dilakukan terhadap semua komponen.

PR II  Warkum Sumitro SH, MH yang membuka acara ini menambahkan, dalam melakukan pelayanan prima yang cepat dan efisien perlu terlebih dahulu memahami seperti apa pelayanan prima ini agar bisa sesuai standar dalam implementasinya. “Karena pelayanan prima bukan pelayanan individual tetapi pelayanan kolektif. Apabila salah satu unit baik maka semua akan ikut baik,” paparnya.

Warkum memaparkan setelah memahami standar pelayanan prima proses selanjutnya adalah sosialisasi kepada seluruh warga UB dan dalam implementasinya perlu ada monitoring dan evaluasi untuk menjaga pelaksanaanya. “Sehingga pelayanan UB bisa cepat, tepat dan akurat,” pungkasnya.

Materi pertama disampaikan Ketua Pusat Pengelola Informasi dan Keluhan (PPIK) UB, Dr. Drs. Tjahjanulin Domai, MS. Ulin menyampaikan tentang  mekanisme penanganan keluhan pengguna jasa layanan, dimana pelanggan bisa menyampaikan keluhannya melalui http://e-complaint.ub.ac.id. Dilanjutkan Hamidah Nayati Utami, M.Si yang menyampaikan tentang beberapa model penanganan keluhan. Diantaranya dengan menggunakan buku keluhan yang disediakan di resepionis, kotak saran maupun melalui voting dengan komputer.”Hal ini penting untuk menampung suara keluhan pelanggan dan UB sudah lebih baik dengan menerapkan e-complaint,” pungkasnya.

Resiko Proyek Teknologi Informasi

Dewasa ini, penggunaan teknologi informasi (TI) berkembang dengan pesat. Berbagai aplikasi sistem informasi memungkinkan pemrosesan data dan laporan dengan cepat. Proyek TI bisa mengimplementasikan perlengkapan, aplikasi, pelayanan, dan teknologi dasar untuk mendukung operasi, manajemen, analisis, dan fungsi pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.

Semakin lama, semakin banyak organisasi yang tergantung pada TI untuk menjalankan operasi mereka sehari-hari dan hal ini menyebabkan tingginya kerentanan organisasi tersebut pada resiko dalam kegagalan TI. Dengan tingginya tingkat probabilitas kegagalan dan dampak yang disebabkan oleh resiko kegagalan tersebut, manajemen resiko TI merupakan isu penting yang harus diperhatikan dalam proyek-proyek TI.

Tanpa kita sadari, banyak sekali proyek-proyek teknologi informasi yang mengalami kegagalan. Kegagalan terjadi karena banyak manajer proyek yang tidak memiliki persiapan dalam menghadapi berbagai resiko yang mungkin terjadi dalam proyek mereka. Padahal, resiko-resiko dalam bidang teknologi informasi memiliki dampak yang tinggi terhadap berlangsungnya sebuah proyek. Resiko merupakan pengukuran probabilitas dan konsekuensi tidak tercapainya tujuan proyek yang telah didefinisikan. Resiko proyek adalah kejadian atau kondisi yang tidak pasti, yang bila terjadi, akan memiliki efek negatif atau positif pada tujuan proyek.

Resiko terjadi akibat kurangnya pengetahuan kita terhadap kejadian-kejadian di masa yang akan datang. Komponen utama yang ada dalam resiko adalah probabilitas dan dampak. Manajemen resiko adalah tindakan atau persiapan dalam menghadapi resiko. Manajemen resiko mencakup kegiatan-kegiatan perencanaan dalam menghadapi resiko, assessing (identifikasi dan analisis) isu-isu resiko, pengembangan strategi penanganan resiko, dan pengamatan bagimana resiko-resiko tersebut berubah.

Manajemen resiko penting karena, dengan manajemen resiko, sebuah organisasi bisa mengetahui cara-cara / metode yang tepat untuk menghindari atau mengurangi besarnya kerugian yang diderita perusahaan sebagai akibat ketidakpastian terjadinya suatu peristiwa yang merugikan. Kegiatan yang ada dalam manajemen resiko adalah sebagai berikut:

1. Perencanaan resiko.
2. Pengukuran resiko.
3. Penanganan resiko.

Strategi yang bisa diterapkan untuk menangani resiko adalah menyimpan resiko, mentransfer resiko, menghindari resiko, mengontrol/mengurangi resiko. Secara umum, penelitian terdiri atas tiga tahap yaitu :

1. Mengidentifikasi tujuh item resiko teratas dimana item-item resiko didapatkan melalui berbagai literatur.
2. Menguantifikasi dampak dari tujuh item resiko teratas terhadap jadwal dan biaya proyek.
3. Mencari strategi penanganan resiko yang sesuai untuk menanggulangi ketujuh item resiko tersebut.

Item resiko “budaya corporate yang tidak mendukung” dan “kurangnya dukungan para eksekutif” berada dalam kelompok “lingkungan politik. Budaya perusahaan yang kuat merupakan suatu budaya yang nilai-nilai utamanya dipegang erat-erat dan dianut secara luas dan mempunyai pengaruh yang kuat terhadap karyawan-karyawannya. Sering kali, budaya yang ada di suatu perusahaan tidak sejalan dengan proyek TI sehingga akhirnya proyek TI mengalami kegagalan dalam pencapaian tujuan.

Sangat sulit bagi kita untuk mengubah budaya perusahaan agar bisa sesuai dengan hasil dari proyek TI apalagi jika “kurangnya dukungan para eksekutif” terjadi. Para eksekutif yang tidak mengetahui tujuan dan keuntungan hasil proyek terhadap perusahaan tidak akan mendukung proyek. Mengetahui hal ini, para pengguna langsung dari proyek akan memiliki kecenderungan untuk tidak mendukung proyek juga dan kondisi seperti ini akan mengantarkan proyek kepada kegagalan. Indonesia termasuk negara yang masih muda dalam mengenal TI.

Masih banyak perusahaan yang belum mantap dalam menjalankan TI dan bahkan ada perusahaan yang sama sekali belum menggunakan TI. Hal ini menyebabkan pengalaman perusahaan dalam mengelola sebuah proyek TI sangat lah sedikit sehingga perusahaan sering kali mengalami kesulitan dalam melakukan “aktivitas manajemen dan kontrol” dalam sebuah proyek TI. Dalam menilai sebuah item resiko, kita tidak bisa memandang variabel probabilitas dan dampak secara parsial. Kita harus melihat probabitas dan dampak sebagai suatu kesatuan sesuai dengan fungsi : Resiko = f (probabilitas, dampak). Contohnya saja pada item resiko yang ketiga, “kurangnya contigency planning”, sebenarnya memiliki nilai dampak yang jauh lebih tinggi dibandingkan dengan keenam item yang lain, tetapi karena nilai probabilitas dari item tersebut rendah, nilai keseluruhan (probabilitas dan dampak) dari item resiko “kurangnya contigency planning” ditempatkan pada peringkat yang ketiga.

Penilaian resiko juga sangat tergantung pada sikap seorang manajer yang memimpin proyek TI. Item resiko yang dianggap berbahaya oleh seorang manajer bisa dianggap sebagai item resiko yang tidak berbahaya oleh manajer yang lain. Subyektivitas sangat berperan dalam kondisi ini. Seorang manajer bisa dibedakan menjadi manajer yang optimis, manajer yang pesimis, dan manajer yang netral. Sikap manajer sangat ditentukan oleh toleransi mereka terhadap resiko.

Ada manajer yang memiliki toleransi yang tinggi (manajer yang optimis), toleransi yang rendah (manajer yang pesimis), dan toleransi yang netral (manajer yang netral). Sifat seorang manajer mempengaruhi pengambilan keputusan dalam menentukan item resiko mana yang harus mereka tangani terlebih dahulu. Ada beberapa cara yang sangat penting untuk mengurangi resiko yang kita dalam menjalankan proyek, diantaranya :

1. Komunikasi, adanya komunikasi memungkinkan kita untuk mendapatkan informasi dan memberikan informasi pada orang yang tepat di saat yang tepat pula.
2. Kolaborasi, kolaborasi dimulai dengan adanya komunikasi. Kolaborasi dimulai dengan mengikutsertakan pengguna sejak proyek pertama kali dimulai, dengan demikian miskomunikasi dan disconnection bisa terhindari.
3. Konsensus, konsensus sangat berguna untuk menyelesaikan friksi yang mungkin terjadi antara pengguna dan tim proyek. Konsensus akan lebih mudah dilakukan bila komunikasi dan kolaborasi telah terjalin.
4. Legalisasi perintah kerja, legalisasi dari perintah kerja sangat penting agar segala tindakan yang dilakukan dalam proyek memiliki kekuatan hukum dan bisa digunakan untuk membela diri apabila salah satu pihak baik pengguna maupun tim proyek menyalahi kesepakatan yang telah dibuat.

Manajemen Proyek

Berbicara mengenai manajemen proyek, hal ini tentunya tidak terlepas dari adanya perkembangan yang cukup pesat dalam dunia industri dan teknologi informasi. Perkembangan yang cukup pesat ini menyebabkan pihak manajemen harus mampu mengelola sumber daya yang dimiliki untuk menghasilkan produk yang berkualitas tinggi serta mampu bersaing di pasar. Kemampuan pihak manajemen untuk menghasilkan produk yang berkualitas dengan adanya keterbatasan terhadap waktu, biaya dan ruang lingkup pekerjaan harus didukung oleh pemahaman mengenai manajemen proyek yang baik. Lalu apa sebenarnya definisi dari manajemen proyek itu sendiri?

Untuk mendefinisikan apa yang dimaksud dengan manajemen proyek, maka ada baiknya kita mengetahui terlebih dahulu mengenai apa yang dimaksud dengan manajemen dan apa yang dimaksud dengan proyek.

Manajemen merupakan suatu proses terpadu dimana individu-individu sebagai bagian dari organisasi dilibatkan untuk melakukan proses perencanaan, pengorganisasian, serta menjalankan dan mengendalikan aktivitas-aktivitas produksi, yang kesemuanya diarahkan pada sasaran yang telah ditetapkan dan berlangsung terus-menerus seiring dengan berjalannya waktu. Sedangkan yang dimaksud dengan proyek adalah suatu usaha yang kompleks, tidak rutin, dibatasi oleh waktu, anggaran, resource dan spesifikasi yang telah dirancang untuk dapat memenuhi kebutuhan konsumen.

Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa manajemen proyek dapat diartikan sebagai suatu proses kegiatan untuk melakukan perencanaan, pengorganiasian, pengarahan dan pengendalian atas sumber daya organisasi yang dimiliki perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu dan sumber daya tertentu pula. Manajemen proyek sangat cocok untuk suatu lingkungan bisnis yang menuntut kemampuan akuntansi, fleksibilitas, inovasi, kecepatan dan perbaikan yang berkelanjutan.